Der Kassier und seine Aufgaben

Das Gesetz fordert, die Strafe nimmt, die Gnade gibt

Franz von Assisi

Der Kassier

Ohne dieses Organ geht im Verein nichts.

Der Kassier oder auch Schatzmeister oder Finanzsekretär genannt spielt eine zentrale und verantwortungsvolle Rolle. Was das bzgl. seiner Aufgaben bedeutet und welche Haftung dieser in Österreich hat, erklären wir in diesem Beitrag.


Was ist der Kassier und was ist seine Rolle im Verein?

Der Vereinskassier (und sein Stellvertreter) ist der zentral Verantwortliche für die Vereinsfinanzen während eines Rechnungsjahres. Er übernimmt die Verwaltung der finanziellen Einnahmen/Ausgaben und sorgt auch dafür, dass diese in einer geordneten Form ihren Eintrag in den Büchern des Vereins finden.

Der Kassier, muss kein ausgebildeter Steuerberater oder Buchhalter sein, sollte aber unbedingt einen kompetenten Zugang zum genauen Arbeiten und zu Zahlen haben. Aufgrund seiner „öffentlichen“ Position im Verein sollte er obendrein soziale Fähigkeiten und ein lösungsorientiertes Arbeiten mitbringen.

Wenn wir hier im Beitrag die männliche Form wählen, hat das nichts mit der Position selbst zu tun, sondern dient der einfacheren Lesbarkeit – Frauen bringen in der Praxis sogar öfters die erforderlichen Fähigkeiten und Genauigkeit mit, die ein Kassier benötigt.

Der Kassier ist in der Praxis oft ein vertretungsbefugtes Organ bzw. Teil des Leitungsorgans (Vorstand) und die Wahl dieses erfolgt über die Mitgliederversammlung. Was auch bedeutet, dass es unter Umständen zu einer Haftung kommen kann – dazu aber später im Beitrag mehr. Unabhängig der Vereinsgröße und des Vereinstyps sind folgende Tätigkeiten Teil seiner Aufgaben:

  • Festlegen und bestimmen des Budgets

  • Kostenposten und Ausgaben-Planung

  • Einnahmen-Planung und Rücklagen bilden

  • Führen der Vereinskasse und der Vereinskonten

  • Monatliche Zwischenabrechnungen durchführen

  • Steuerliche Themen und Steuererklärung durchführen

  • Absprachen mit dem restlichen Leitungsorgan und den Mitgliedern

  • Kontrolle und Aufsicht hinsichtlich Vereinszweck und Sparsamkeit

  • Verwendung von geeigneter Software

  • Erstellung des Kassenberichts und Finanzabschlusses

  • Jahresabschluss mit dem Kassenprüfer durchführen

Kassier zu sein bedeutet viel Verantwortung zu tragen.

Gerade bei strengem Budget ist man schnell der „Böse“. Davon unberührt sollte man sich aber nicht von seinen Kerntätigkeiten ablenken lassen. Es geht darum korrekt und nach bestem Wissen und Gewissen, die Finanzen des Vereins zu leiten.

Verantwortungsgebiete und Verpflichtungen des Kassiers

Das Amt des Kassiers ist vor allem hinsichtlich des Vertrauens ein extrem wichtiges. Denn es gibt den Mitgliedern die Sicherheit, dass mit ihrem gezahlten Mitgliedsbeitrag verantwortungsbewusst umgegangen wird.


Einmal im Jahr wird den Mitgliedern dies auch gezeigt und diese können auf den Kassenbericht Einblick nehmen. Das bedeutet bei der Mitgliederversammlung hat jedes aktive Mitglied das Recht durch den Vorstand zu erfahren, wofür die Finanzen verwendet werden.

Hier ist es wichtig, dass die Mitglieder sehen, dass der Kassier genau und mit äußerster Behutsamkeit übers Jahr hinweg gearbeitet hat.

Gewollte oder ungewollte Fehler sollten hier auf keinem Fall mehr aufkommen. Es hat sich ein Vier-Augen-Prinzip bewährt, bevor man die Zahlen öffentlich zeigt.

Das trifft vor allem bei der sinnvoll eingesetzten Rechnungsprüfung zu.


Aufgaben im Überblick

Wie eingangs bereits erwähnt kontrolliert und überprüft der Kassier sämtliche Eingänge (Einnahmen, Spenden, Sponsorings, Mitgliedsbeiträge, …) und Ausgaben (Jugendförderung, Equipment, Fixkosten, …) regelmäßig. Somit wird ungewollten Fehlern vorgebeugt.

Reklamationen, Rückerstattungen von Mitgliedsbeiträgen und Sachspenden sind mit besonderer Sorgfalt zu behandeln, denn hier werden Fehler oft nicht verziehen, was negativ auf das Image des gesamten Vereins zurückfallen kann.

Bitte nicht auf Vermögenswerte im Verein vergessen. Das können Grundstücke, Rücklagen oder sonstige getätigte Investitionen sein. Im Zweifelsfall ist anzuraten einen Steuerberater des Vertrauens aufzusuchen. Es ist ein komplexes Thema, aber von Jahr zu Jahr, mit mehr Erfahrung, geht es leichter von der Hand.


Die Aufgaben des Kassiers im Detail


In den zuvor eingegangenen beiden Punkten haben wir allgemein über die Verantwortungsgebiete und Rollen des Kassiers im Verein gesprochen. In diesem Punkt möchten wir etwas detaillierter auf die einzelnen Tätigkeiten selbst eingehen.


Diese können sein:

  • Grundstruktur des Vereins aus Finanzsicht abbilden

  • Organigramm über die Zusammenarbeit der einzelnen Beteiligten aufstellen

  • Sämtliche Einnahmen und Ausgaben darstellen und abspeichern

  • Einsatz von Software definieren und Zugänge verwalten

  • Budgetplanung und Kostenplanung erstellen

  • Haushaltsplan und Fixkosten darstellen

  • Mitgliedsbeiträge und den Prozess dazu koordinieren

  • Steuerliche Themen laufend berücksichtigen

  • Kontakte zu Banken, Sponsoren und Spendern pflegen

  • Kassenbuch und (Bank-)Konten führen

  • Anleitungen über die Prozesse führen

  • Vereinsvermögen und Rücklagen sorgfältig verwalten

  • Rechtliche Rahmenbedingungen einhalten

  • Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und Steuerberater

  • Prinzip der Sorgfalt und Sparsamkeit anwenden

  • Aufbewahrungspflicht der Rechnungen und Belege beachten

  • Rechnungslegung und Rückerstattungen durchführen

  • Mahnwesen definieren und vollstrecken

  • Kassenbericht am Ende des Finanzjahres erstellen

  • Kooperative Zusammenarbeit mit dem Kassenprüfer gewähren

Die eben aufgezählte Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zeigt aber doch sehr gut und detailliert, was einem bei der Tätigkeit des Kassiers erwartet.

Welche Fähigkeiten sollte ein guter Kassier mitbringen?

Diese Frage geht tatsächlich schon sehr tief in ein „Mitarbeiter-Anforderungsprofil“ hinein. In der Praxis befindet man sich aber trotzdem in einem Verein und hier ist sicher das wichtigste:

Gibt es eine Person im Verein, die sowohl freiwillig dieser Tätigkeit nachgehen will als auch dies bereits im „Hauptjob“ tut. Soll heißen, ein ausgebildeter Steuerberater/Buchhalter wäre ein idealer Kandidat für die Rolle des Kassiers im Verein.

Bei kleinen, weniger komplexen Vereinen reicht es aus, wenn die Person ein gutes Zahlenverständnis hat und gut mit Geld umgehen kann. Um etwas konkreter zu werden sind folgende Fähigkeiten von Vorteil:

  • Vertrauenswürdigkeit als Person

  • Analytische Denkweise

  • Sparsamkeit im Umgang mit Geld

  • Gewissenhaft und mit Bedacht arbeitend

  • Planerische Fähigkeiten

  • Kaufmännische Fähigkeiten

  • Zusammenhänge verstehend

  • Erfahrung/Interesse am Steuerwesen

Wie funktionieren der Jahresabschluss im Verein?

Wie der Name schon sagt, schließt der Jahresabschluss ein Finanzjahr ab (dieses muss nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen). Es geht bei dem Kassenbericht primär darum, das gesamte „Geschäftsjahr“ im Verein mit sämtlichen Einnahmen/Ausgaben abzuschließen und einen Jahresbericht abzubilden.


Es wichtig am Anfang des Jahres eine Planung durchzuführen, um zu sehen, wie weit man von dieser Planung abweicht. Der Prozess selbst ist so gut wie in keinem Verein einheitlich, es hilft aber, wenn ihr euch folgende Fragen stellt:

  • Wo sind große Ausgaben entstanden und wie haben sich sämtliche Einnahmen verhalten?

  • Stimmen die Abschlusszahlen zusammen, sprich wirken diese valide?

  • Wurden sämtliche Kassen und Konten berücksichtigt und nichts vergessen?

  • Hat eine ordnungsgemäße Buchführung stattgefunden

  • Fand eine korrekte Einteilung der Bereiche in Zweckbetrieb und wirtschaftlichen Hilfsbetrieb statt?

  • Wurden alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten?

  • Ist die Inventurliste korrekt durchgeführt worden?

  • Sind alle Rechnungsbelege und Nachweise zu Finanzflüssen vorhanden?

  • Wurden plausible Rücklagen gebildet?

  • Wurde nach dem Prinzip der Sparsamkeit und hinsichtlich der Vereinssatzung gearbeitet?

  • Wurden Investitionen korrekt durchgeführt und abgegrenzt?

  • Hat eine finale Absprache mit einem Steuerrechtsexperten stattgefunden?

Prozess mit dem Finanzamt

Als Verein ist man verpflichtet alle abgaberechtlichen bedeutsamen Umstände vollständig und wahrheitsgemäß dem Finanzamt bekannt zu geben.

Diese Tätigkeiten sind lt. § 120 und § 121 BAO binnen eines Monats dem Finanzamt anzuzeigen.

Grundsätzlich hat der Kassier beim Finanzamt pünktlich auf dessen Aufforderung die Steuererklärung abzugeben (§ 133 Abs. 1 BAO).


Infos zu den einzelnen Dokumenten findet ihr direkt auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen:


Körperschaftssteuererklärung (K2) 2020

Umsatzsteuererklärung (U1) 2020

Umsatzvoranmeldung (U30) 2021

Fragebogen für Vereine (Verf 15a)


Haftung und Entlastung des Kassiers

Bei der Haftung des Kassiers kommt es darauf an, ob dieser ein vertretungsbefugtes Organ ist. In vielen Fällen ist dies der Fall, dass der Kassier (und sein Stellvertreter) dem Leitungsorgan angehört. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass der Finanzsekretär Angestellter des Vereins ist.


Der Kassenprüfer legt am Ende des Finanzjahres einen Kassenbericht vor. Dieser selbst führt noch nicht zur Entlastung. Die Entlastung selbst kann nur durch die Mitgliederversammlung bestimmt werden. Davor wird aber der Kassenbericht durch die beiden Rechnungsprüfer geprüft.


Grundsätzlich gilt, wenn der Kassier nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt hat und keine groben Fehler passiert sind, sprich keine Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Betrug vorgeherrscht hat, wird der Kassier entlastet.

Sollten falsche oder unvollständige Unterlagen vorgelegt worden sein, dann ist natürlich auch noch eine Haftung nach Freispruch durch die Mitgliederversammlung möglich.

Selbige Haftung gilt bei Unstimmigkeiten oder dem vorsätzlichem „Falschhandeln“ bzw. bei einer bewussten Manipulation, weil z.B. ein Naheverhältnis mit dem Vorstand besteht. Auch hat der gewählte Kassier seiner Pflicht nachzugehen und kann nicht einfach behaupten, dass alles in Ordnung sei.


Dokument zur Entlastung des Vorstandes

Wir haben gemeinsam mit unseren Anwalt Dokumente zur Entlastung des Vorstandes erstellt, diese stellen wir unseren Mitgliedern kostlos zur Verfügung. Anfragen richten Sie bitte an office@smart-communiity-solution.at

Abschließende Worte

Wir hoffen, dass dieser Beitrag sehr gut zeigt, wie wichtig die Funktion des Kassiers im Vereinsalltag ist. Auf der durch die Mitgliederversammlung gewählte Person, liegt große Verantwortung.Der Kassier hat weder dem Vorstand zu „gefallen“ noch kann dieser jegliches Budget freigeben, denn er haftet auch dafür. Er hat einiges an Arbeit und daher sollten seine Tätigkeiten auch wertgeschätzt und nicht als selbstverständlich gesehen werden.

Geht die Tätigkeit des Kassiers über die „normale“ Vereinstätigkeit hinaus, so ist es möglich diesen auch als Finanzsekretät per Dienstvertrag anzustellen. Dies sollte jedoch im Statut geregelt werdet. Auch ein per Dienstvertrag angestellter Finanzsekretär über KEINE gewerberechtlichen- oder handelsrechtlichen Gewerke aus, er ist und beleibt verantwortlicher für das Finanzwesen im Verein.



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