Die Organe | VereinsCoaching

Die Organe des Vereins

Welche Organe muss der Verein haben?

Wer bestimmt was - und wer haftet am Ende?

Die Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist das höchste Organ eines Vereins. Sie dient der gemeinsamen Willensbildung der Mitglieder. Hier wird gemäß Statuten über die Tätigkeiten des Vereins beraten und entschieden, Statutenänderungen beschlossen und die Mitglieder des Leitungsorgans (des „Vorstands“, siehe Kapitel 8.2) sowie die Rechnungsprüfer (siehe Kapitel 8.3) gewählt.

Wie die Mitgliederversammlung genannt wird, ist dem Verein freigestellt. Sie kann auch – wie früher üblich – „Generalversammlung“, „Vollversammlung“ oder sonst wie bezeichnet werden. In den Statuten ist dann aber zu definieren, dass es sich dabei um die Mitgliederversammlung im Sinne des Vereinsgesetz handelt.

Die Mitgliederversammlung ist gemäß § 5 Abs. 2 VerG zumindest alle fünf Jahre vom Leitungsorgan einzuberufen. In den Statuten kann aber auch ein kürzeres Intervall festgelegt werden. Zusätzlich ist die Möglichkeit vorzusehen, dass auf Verlangen von mindestens 10 Prozent der Mitglieder eine Mitgliederversammlung vom Leitungsorgan einzuberufen ist. Es ist auch möglich, dafür einen geringeren Prozentsatz festzulegen. Erschwert darf die Durchsetzung dieses gesetzlich vorgeschriebenen Rechts allerdings nicht werden, indem etwa ein größerer Prozentsatz vorgeschrieben wird.

Die Aufgaben der Mitgliederversammlung sind laut Vereinsgesetz:

gemeinsame Willensbildung der Vereinsmitglieder (§ 5 Abs. 1 VerG)
Bestellung des Aufsichtsorgans (wenn es eines gibt; zumeist nur für größere Vereine relevant; §5Abs. 4 VerG)
Bestellung der Rechnungsprüfer bzw. des Abschlussprüfers (§ 5 Abs. 5 VerG)
Entgegennahme von Informationen des Leitungsorgans über Tätigkeit und Gebarung des Vereins (§ 20 VerG)
Entgegennahme des Rechnungsprüfungsberichtes über den geprüften Rechnungsabschluss (§ 21 Abs. 4 VerG iVm § 22 VerG)
Entgegennahme der Mitteilung der Rechnungsprüfer über schwere Verstöße des Leitungsorgans gegen Rechnungslegungspflichten (§ 21 Abs. 5 VerG)
Bestellung eines Sondervertreters zur Geltendmachung von Ersatzansprüchen des Vereins gegen einen Organwalter (§ 25 Abs. 1 VerG)

Weitere Aufgaben der Mitgliederversammlung sind in den Statuten zu regeln:

Dazu zählen:

• Wahl des Leitungsorgans

• Entlastung des Leitungsorgans. Diese „Entlastung“ ist nicht gesetzlich geregelt.

In vielen Vereinen empfehlen die Rechnungsprüfer bei zufriedenstellendem Ergebnis ihrer Prüfungen, den Vorstand zu „entlasten“. Mit einer solchen „Entlastung“ ist in der Regel gemeint, dass der Verein auf allfällige Schadenersatzansprüche gegen die „entlasteten“ Vorstandsmitglieder verzichtet. Die „Entlastung“ wirkt aber nur im Innenverhältnis des Vereins. Gegenüber Gläubigern außerhalb des Vereins können die „entlasteten“ Mitglieder des Leitungsorgans weiterhin haften. Selbstverständlich kann die „Entlastung“ auch verweigert werden oder nur teilweise (nur für bestimmte Bereiche oder nur für bestimmte Mitglieder des Leitungsorgans) erfolgen.

• Beschlussfassung über Voranschläge

• Beschlussfassung über Mitgliedsbeiträge

• Beschlussfassung über Statutenänderungen

• …

Die Verantwortung für die Einberufung der Mitgliederversammlung, deren Zeitpunkt, Form und Inhalt sind in den Statuten zu regeln.

In der Regel ist das Leitungsorgan für die Einberufung der Mitgliederversammlung verantwortlich. Unter bestimmten Bedingungen sind es auch die Rechnungsprüfer oder – je nach Statuten – sogar Mitglieder.

Die Mitgliederversammlung ist nicht zwingend in Form eines Zusammentreffens von Mitgliedern an einem bestimmten Ort abzuhalten. Sie kann auch virtuell in Form einer Videokonferenz oder auf anderen elektronischen Wegen erfolgen, wenn dabei die gemeinsame Willensbildung und die diskriminierungsfreie Beteiligung an Abstimmungen und Wahlen nicht eingeschränkt wird und wenn dies in den Statuten als mögliche Form der Durchführung einer Mitgliederversammlung angeführt ist.

In den Statuten ist festzulegen, wann und wie die Mitglieder von der Mitgliederversammlung und deren Tagesordnung informiert werden müssen.

Zweckmäßig kann es sein, die Mitglieder

spätestens vier Wochen vor der Mitgliederversammlung unter Angabe von Zeitpunkt und Ort sowie der vorläufigen Tagesordnung einzuladen
in der Einladung zu informieren, dass sie bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung) weitere Anträge an die Mitgliederversammlung stellen oder sich als Kandidat_in für allfällige Wahlen melden können
spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung über die endgültige Tagesordnung und gegebenenfalls über die vollständige Kandidatenliste zu informieren.

Die Fristen können freilich je nach Möglichkeiten und Erfordernissen des Vereins angepasst werden. Sie müssen jedoch in den Statuten stehen.

Ebenso ist festzulegen, auf welchem Weg die Einladungen und Informationen erfolgen müssen, schriftlich per Brief, per Fax, per E-Mail oder persönlich oder zumindest auf einem dieser Wege

Wir machen eine Mitgliederversammlung. Was muss das Leitungsorgan tun?

Nachlesen in den Statuten, was darin über die Einladung zu und die Durchführung von Mitgliederversammlungen steht und umsetzen.
Termin für die Prüfung von Finanzgebarung und Mittelverwendung mit Rechnungsprüfer vereinbaren.
Einladung an die Mitglieder X Wochen (Frist laut Statuten) vor dem Zeitpunkt der Mitgliederversammlung: Versenden einer Einladung an alle Mitglieder (als Brief oder E-Mail, je nachdem, was die Statuten vorschreiben).

Muster für eine Einladung:

Einladung zur Mitgliederversammlung des Vereins „[Vereinsname]“

am [Datum] um [Uhrzeit]

in [Adresse des Ortes, an dem die Mitgliederversammlung stattfindet].

Vorläufige Tagesordnung:

• Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

• Diskussion und Beschlussfassung über Anträge an die Mitgliederversammlung

Antrag von […]: […] (Antrag als Beilage)

Antrag von […] auf Statutenänderung: […] (Antrag als Beilage)

[...]

• Bericht des Leitungsorgans über Tätigkeiten und Finanzgebarung

• Bericht der Rechnungsprüfer_innen

• Abstimmung über Entlastung des Leitungsorgans

• Neuwahl des Leitungsorgans

vorläufige Kandidat_innenliste:

[Name. weitere Angaben]

[Name, weitere Angaben]

[...]

• Neuwahl der Rechnungsprüfer_innen

vorläufige Kandidat_innenliste:

[Name. weitere Angaben]

[Name, weitere Angaben]

[...]

• Allfälliges

• Ende der Mitgliederversammlung

Weitere Anträge an die Mitgliederversammlung können bis [Datum gemäß Statuten] [schriftlich, per E-Mail … – gemäß Statuten] an das Leitungsorgan gestellt werden. Ebenso können sich bis zu diesem Zeitpunkt noch weitere Kandidat_innen für die Wahl des Leitungsorgans und der Rechnungsprüfer_innen melden.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name und Funktion einer oder mehrerer Mitglieder des Leitungsorgans]

Leitungsorgan - organschaftliche Vertreter

Die nach außen vertretungsbefugten Mitglieder des Leitungsorgans (das müssen nicht alle Mitglieder des Leitungsorgans sein) sind „organschaftliche Vertreter“ des Vereins. Ist in den Statuten z. B. ein ebenfalls nach außen vertretungsbefugte Geschäftsführer vorgesehen, so ist auch dieser eine „organschaftliche Vertreter“, auch wenn er_sie_es nicht dem Leitungsorgan angehört.

Das Leitungsorgan – bei den meisten Vereinen „Vorstand“ genannt** – ist verantwortlich für:

• die Führung der Vereinsgeschäfte (§ 5 Abs. 1 VerG)

• die Vertretung des Vereins nach außen (§ 5 Abs. 1 VerG)

• die Einrichtung eines der Finanzlage des Vereins entsprechenden

Rechnungswesens, insbesondere für die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben sowie zum Ende des Rechnungsjahres für die Erstellung einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht (§ 21 Abs. 1 VerG) bzw. die Aufstellung des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn und Verlustrechnung) bei mittelgroßen bzw. großen Vereinen (§ 22 VerG)

Weitere Aufgaben können in den Statuten vorgeschrieben werden.

Das Leitungsorgan muss sich aus mindestens zwei natürlichen Personen zusammensetzen. Eine Aufteilung der Aufgaben – z. B. an Obmensch, Kassier, Schriftführer, allfällige Stellvertreter und weitere Mitglieder des Leitungsorgans – ist möglich, aber nicht erforderlich (§ 5 Abs. 3 VerG). Im Falle einer Aufteilung der Funktionen sind diese sowie die jeweils damit verbundenen spezifischen Aufgaben in den Statuten festzuschreiben.

Wie das Leitungsorgan genannt wird, ist egal. Wird es „Vorstand“, „Präsidium“ oder sonst wie bezeichnet, ist in den Statuten klarzulegen, dass es sich dabei um das Leitungsorgan im Sinne des VerG handelt.

Wer in das Leitungsorgan gewählt werden kann, ist in den Statuten zu regeln. Das Gesetz schränkt lediglich ein, dass es sich bei den Mitgliedern des Leitungsorgans um natürliche Personen handeln muss. Das Alter, die Staatsbürgerschaft, der Wohnort etc. spielen keine Rolle. Allerdings kann eine sich aus dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) ergebende Einschränkung der Handlungsfähigkeit daran hindern, die mit der Funktion verbundenen Aufgaben zu erfüllen, etwa weil eine minderjährige Person keine Verpflichtung eingehen kann. Mitglieder des Leitungsorgans müssen auch nicht zwingend Mitglieder des Vereins sein. Allerdings darf der Einfluss Außenstehender die Tätigkeit des Vereins nicht dominieren.

Die Entscheidungsfindung innerhalb des Leitungsorgans ist in den Statuten zu regeln (Mehrheitsentscheidung, Vorgangsweise bei Stimmengleichheit …). Besteht das Leitungsorgan nur aus zwei Personen, müssen Entscheidungen einstimmig erfolgen.

Vertretung nach außen: organschaftliche Vertretung

In den Statuten ist auch die Vertretung des Vereins nach außen – wie z. B. die Berechtigung, Verträge abzuschließen – zu regeln, die so genannte „organschaftliche Vertretung“.

So kann festgelegt werden:

Der Verein darf nur von allen Mitgliedern des Leitungsorgans gemeinsam vertreten werden.
Der Verein darf durch jedes beliebige Mitglied des Leitungsorgans vertreten werden.
Der Verein darf durch bestimmte Mitglieder des Leitungsorgans vertreten werden (z. B. durch Präsidenten oder dessen Stellvertreter, falls eine Funktionsaufteilung innerhalb des Leitungsorgans besteht).
Der Verein darf durch bestimmte Mitglieder des Leitungsorgans in Kombination mit einem anderen bestimmten Mitglied des Leitungsorgans vertreten werden (z. B. nur Präsident und Geschäftsführer, falls eine Funktionsaufteilung innerhalb des Leitungsorgans besteht).

Beinhalten die Statuten keine Regelung der Vertretung nach außen, gilt, dass der Verein immer durch alle Mitglieder des Leitungsorgans gemeinsam vertreten werden muss.

Andere Beschränkungen der Befugnis zur Vertretung nach außen sind nicht möglich (§ 6 Abs. 3 VerG) .

Wahl des Leitungsorgans

Die Mitglieder des Leitungsorgans werden durch die Mitgliederversammlung gewählt – je nach Statuten für einen bestimmten Zeitraum (für ein, zwei, drei … Jahre) oder auf unbestimmte Zeit. Die Mitgliederversammlung muss zumindest alle fünf Jahre abgehalten werden (§ 5 Abs. 2 VerG). Für den Fall, dass die Vereinsmitglieder mit der Tätigkeit des Leitungsorgans nicht zufrieden sind, sollten die Statuten Möglichkeiten der Abwahl einräumen.

Rechtzeitig vor dem Ende der Funktionsperiode muss das Leitungsorgan eine Mitgliederversammlung einberufen, in der eine Neuwahl des Leitungsorgans vorgesehen ist. Statutenbestimmungen, wonach die Mitglieder des Leitungsorgans auch nach Ablauf der Funktionsperiode bis zu einer Neuwahl im Amt bleiben, sind nicht zulässig. Sollte die rechtzeitige Einberufung einer Mitgliederversammlung versäumt worden sein, dürfen nicht mehr amtierende Mitglieder des Leitungsorgans nichts anderes mehr tun, als eine Mitgliederversammlung einzuberufen, deren einziger Tagesordnungspunkt die Neuwahl des Leitungsorgans sein darf.

Rücktritt und Kooptierung

Ein jedes Mitglied des Leitungsorgans kann jederzeit von seiner Funktion zurücktreten. Dies kann es auch ohne vorherige Ankündigung, z. B. im Laufe einer Sitzung, weil es einen Beschluss nicht mittragen möchte und auch ohne Angabe von Gründen. Oft in Statuten zu findende Regelungen, dass ein Rücktritt erst mit der Neuwahl eines Nachfolger gültig werde, sind nichtig.

Für den Fall des Rücktritts eines Mitglieds des Leitungsorgans kann in den Statuten die Möglichkeit eingeräumt werden, dass die verbliebenen Mitglieder des Leitungsorgans das ausgeschiedene durch „Kooptierung“ ersetzen. Dabei bestimmt das Leitungsorgan, dass die vakante Stelle von einer anderen Person eingenommen wird, die noch nicht dem Leitungsorgan angehört. Die Person muss freilich damit einverstanden sein und die statutenmäßigen Anforderungen erfüllen.

In den Statuten kann vorgesehen werden, dass die Kooptierung eines Mitglieds des Leitungsorgans durch die Mitgliederversammlung nachträglich genehmigt werden muss.

Anzeige der Änderung des Leitungsorgans

Der Verein hat alle seine organschaftlichen Vertreter_innen unter Angabe ihrer statutengemäßen Funktion, ihres Namens, ihres Geburtsdatums, ihres Geburtsorts und ihrer für Zustellungen maßgeblichen Anschrift sowie des Beginns ihrer Vertretungsbefugnis jeweils binnen vier Wochen nach ihrer Bestellung der Vereinsbehörde bekannt zu geben (§ 14 Abs. 2 VerG).

Das bedeutet: Nach jeder Wahl des Leitungsorgans und nach jeder sonstigen Änderung bei den organschaftlichen Vertreter_innen ist eine entsprechende Anzeige an die Vereinsbehörde zu schicken.

Muster für eine Wahlanzeige:

[Vereinsname]

[Vereinsadresse]

[ZVR-Zahl]

Anzeige einer Änderung der organschaftlichen Vertreter

(„Wahlanzeige“, § 14 Abs. 2 VerG)

An die [zuständige Vereinsbehörde]

Der Verein [Vereinsname] mit Sitz in [Ort des Vereinssitzes] hat in der Mitgliederversammlung vom [Datum der Mitgliederversammlung] folgende Personen zu vertretungsbefugten Mitgliedern des Leitungsorgans gewählt:

[Vor- und Zuname] | [Geburtsdatum und -ort] | [Zustelladresse] | [Funktion]

Für den Verein:

[Name/n und Unterschriften der gemäß Statuten vertretungsbefugten Vertreter_innen des Vereins ]

Mitglieder des Leitungsorgans, die nicht gemäß Statuten vertretungsbefugt sind, also keine organschaftlichen Vertreter sind, müssen der Behörde nicht mitgeteilt werden.

Rechnungsprüfer

Jeder Verein hat mindestens zwei Rechnungsprüfer zu bestellen. (§ 5 Abs. 5 VereinsG)

Die Rechnungsprüfer prüfen die vom Leitungsorgan zu besorgende Finanzgebarung und das Rechnungswesens des Vereins sowie die statutengemäße Verwendung der Mittel. Sie kontrollieren also die Buchhaltung des Vereins auf ihre formale Richtigkeit und ob die Mittel nur für die Erfüllung des Vereinszweckes verwendet wurden. Hat der Verein auch eine geschäftliche Beziehung mit einzelnen Mitgliedern des Leitungsorgans, sind diese Insichgeschäfte ebenfalls von den Rechnungsprüfer zu prüfen. Die Aufgaben der Rechnungsprüfer können in den Statuten über das gesetzliche Maß erweitert, aber nicht reduziert werden.

Damit die Rechnungsprüfer ihre Aufgaben erfüllen können, ist das Leitungsorgan verpflichtet, ihnen die erforderlichen Unterlagen vorzulegen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen (§ 21 Abs. 2 VerG).

Über ihre Prüfung haben die Rechnungsprüfer dem Leitungsorgan zu berichten. Die zuständigen Vereinsorgane haben die von den Rechnungsprüfer aufgezeigten Gebarungsmängel zu beseitigen und Maßnahmen gegen aufgezeigte Gefahren zu treffen.

Das Leitungsorgan hat die Mitglieder über die geprüfte Einnahmen- und Ausgabenrechnung und Vermögensübersicht zu informieren. Geschieht dies in der Mitgliederversammlung, sind die Rechnungsprüfer bzw. die Abschlussprüfer einzubinden (§ 21 Abs. 4 VerG).

Bei den meisten Vereinen wird der Bericht der Rechnungsprüfer während der Mitgliederversammlung im Anschluss an den Tätigkeitsbericht des Leitungsorgans präsentiert. Haben die Rechnungsprüfer keine Mängel festgestellt, empfehlen sie dann der Mitgliederversammlung die „Entlastung“ des Leitungsorgans, also auf allfällige Schadenersatzansprüche gegenüber den Mitgliedern des Leitungsorgans zu verzichten, weil diese sorgfältig gearbeitet haben.

Findet in absehbarer Zeit keine Mitgliederversammlung statt und „stellen die Rechnungsprüfer fest, dass das Leitungsorgan beharrlich und auf schwerwiegende Weise gegen die ihm obliegenden Rechnungslegungspflichten verstößt, ohne dass zu erwarten ist, dass im Verein in absehbarer Zeit für wirksame Abhilfe gesorgt wird, so haben sie vom Leitungsorgan die Einberufung einer Mitgliederversammlung zu verlangen. Sie können auch selbst eine Mitgliederversammlung einberufen.“ (§ 21 Abs. 5 VerG)

TIPP:

Die Bedeutung der Rechnungsprüfung sollte nicht unterschätzt oder als Freundschaftsdienst an Mitglieder des Leitungsorgans missverstanden werden. Werden schwerwiegende Gebarungsmängel von den Rechnungsprüfer nicht aufgezeigt, könne Rechnungsprüfer unter bestimmten Bedingungen für entstandenen Schaden haftbar sein. Sind sie unentgeltlich tätig, haften sie nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Haftung kann allerdings in den Statuten erweitert werden. Und wenn sie gegen Entgelt prüfen, haften die Prüfer nach allgemeinen schadenersatzrechtlichen Regeln gemäß ABGB.

Wahl der Rechnungsprüfer

Die Rechnungsprüfer werden von der Mitgliederversammlung für einen in den Statuten bestimmten Zeitraum gewählt.

Die Rechnungsprüfer müssen unabhängig und unbefangen sein (§ 5 Abs. 5 VerG). Sie dürfen daher nicht Mitglieder der von ihnen geprüften Vereinsorgane sein, also nicht dem Leitungsorgan angehören. Sie können, müssen aber nicht, Mitglieder des Vereins sein, es sei denn, die Statuten bestimmen anderes. So kann z. B. auch ein Steuerberatungsunternehmen als Rechnungsprüfer bestellt werden. Allerdings ist ein Steuerberater, der an der Buchführung und Bilanzerstellung des Vereins mitwirkt, nicht unbefangen und scheidet daher als Rechnungsprüfer aus.

Streitschlichtungseinrichtung

Jeder Verein hat gemäß § 8 Abs. 1 VerG eine Streitschlichtungseinrichtung vorzusehen, vor der Streitigkeiten aus dem Vereinsverhältnis ausgetragen werden müssen.

Als Schlichtungseinrichtung kann in den Statuten ein ständiges oder im Anlassfall ad hoc zu schaffendes Schiedsgericht vorgesehen werden. Es kann auch die Mitgliederversammlung mit der Streitschlichtung betraut werden, wenn es die statutarische Möglichkeit gibt, sie im Streitfall zu diesem Zweck einzuberufen. Gerade für Streitfälle ist es ratsam, genau festzulegen, auf welchem Weg und die Streitschlichtungseinrichtung einberufen werden kann, wie sie sich zusammensetzen und wie Entscheidungen getroffen werden sollen.

TIPP:

Eine Streitschlichtungseinrichtung klingt für manche, die gerade mit viel Enthusiasmus einen Verein neu gründen, vielleicht unnötig. Im Laufe der Jahre, möglicherweise auch erst, wenn andere Personen im Verein aktiver sind als zu Beginn, können aber Konflikte entstehen, mit denen umgegangen werden muss.

Mitunter können Konflikte auch vor einem ordentlichen Gericht enden. Allerdings steht der „ordentliche Rechtsweg“ erst zwölf Monate ab Anrufung der vereinsinternen Schlichtungsstelle offen.